La Fábrica de Soluciones

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Caso FIT · PAT-01

Compras en lenguaje natural

Caso de usoPatrón genérico para manufactura y distribución

Mostrado en una demo con datos o sistemas simulados.

Contexto

Ocurre en las compras indirectas de cualquier empresa, como equipo de cómputo, mobiliario o insumos. Quien solicita rara vez sabe qué proveedor conviene o cuánto presupuesto le queda, y las firmas cambian según el monto. Mientras más pasos manuales, más tarda la orden de compra y menos control hay sobre el gasto.

El reto

Quien necesita comprar algo tiene que encontrar el artículo correcto, conseguir cotizaciones, revisar si su centro de costo tiene presupuesto y reunir las firmas que exige el monto antes de que exista una orden de compra.

Cómo se resolvió

La persona escribe lo que necesita en lenguaje natural. Un agente coordinador lo traduce a artículos del catálogo, cotiza con los proveedores, revisa el presupuesto del centro de costo y crea la solicitud. Las aprobaciones se asignan por monto con una matriz fija y la orden de compra se emite solo cuando aprobaron todos los niveles. Si el presupuesto no alcanza, no crea la solicitud y propone una alternativa.

Roles

  • Solicitante
  • Jefe directo
  • Director
  • Vicepresidente

Antes y después

Antes

El solicitante cotiza, revisa presupuesto y persigue firmas por su cuenta

Con IA

El solicitante escribe su pedido; cotización, presupuesto y firmas avanzan sin perseguirlas

Capas de control

Capas de control: Compras en lenguaje naturalCapas de control en orden. Entrada. 1. Catálogo autorizado: Que solo se pidan artículos que existen y con su precio vigente. 2. Presupuesto del centro de costo: Que no se cree una solicitud que el saldo no cubre. 3. Matriz de aprobación por monto: Quién firma según el importe, fijado en código y no en el modelo. 4. Emisión de la orden: Que la orden salga solo con todas las firmas registradas. Si no cumple una capa, se detiene ahí. Sale solo lo que cumplió todas las capas.EntradaSi no cumpleCatálogo autorizadoQue solo se pidan artículos que existen y con su precio vigenteSe detienePresupuesto del centro de costoQue no se cree una solicitud que el saldo no cubreSe detieneMatriz de aprobación por montoQuién firma según el importe, fijado en código y no en el modeloSe detieneEmisión de la ordenQue la orden salga solo con todas las firmas registradasSe detieneSale solo lo que cumplió todas las capas
Capas de control: Compras en lenguaje naturalCapas de control en orden. Entrada. 1. Catálogo autorizado: Que solo se pidan artículos que existen y con su precio vigente. 2. Presupuesto del centro de costo: Que no se cree una solicitud que el saldo no cubre. 3. Matriz de aprobación por monto: Quién firma según el importe, fijado en código y no en el modelo. 4. Emisión de la orden: Que la orden salga solo con todas las firmas registradas. Si no cumple una capa, se detiene ahí. Sale solo lo que cumplió todas las capas.EntradaSi no cumple, se detieneCatálogo autorizadoQue solo se pidan artículos queexisten y con su precio vigentePresupuesto del centro decostoQue no se cree una solicitud queel saldo no cubreMatriz de aprobación pormontoQuién firma según el importe,fijado en código y no en elmodeloEmisión de la ordenQue la orden salga solo con todaslas firmas registradasSale solo lo que cumplió todas lascapas

Cómo funciona

  1. El solicitante escribe lo que necesita en lenguaje natural, con artículo, cantidad y centro de costo.
  2. El especialista de catálogo traduce el texto a artículos y cantidades del catálogo autorizado; no acepta productos que no existen.
  3. El especialista de proveedores pide cotización a los proveedores registrados y elige con una regla fija que combina precio y plazo de entrega.
  4. El especialista de presupuesto revisa el saldo del centro de costo; si no alcanza, no se crea la solicitud y se propone una alternativa más barata.
  5. El especialista de aprobaciones arma el flujo según el monto: jefe directo, director y vicepresidente, por tramos definidos en código. En la demo, la firma de cada nivel se simula con un botón.
  6. Con todas las aprobaciones, el sistema emite la orden de compra y la envía al proveedor; cada paso queda trazado con su origen.

Sistemas

  • ERP con catálogo, centros de costo y órdenes de compra
  • Canal de cotización con proveedores
  • Flujo de aprobaciones
  • Registro de trazas

Capacidades

  • Consulta conversacional sobre datos transaccionales
  • Orquestación de agentes en tareas de varios pasos
  • Automatización con aprobación humana

Quién hace qué

Flujo de trabajo: Compras en lenguaje naturalFlujo en 6 pasos, en carriles de personas, agentes de IA y sistemas. 1. Personas: Escribe el pedido en lenguaje natural 2. Agentes de IA: Traduce a artículos del catálogo 3. Agentes de IA: Cotiza y revisa el presupuesto 4. Sistemas: Asigna aprobadores según el monto 5. Personas: Aprobadores firman la solicitud 6. Sistemas: Emite y envía la orden de compraPersonasAgentesde IASistemasEscribe elpedido enlenguajenaturalTraduce aartículosdelcatálogoCotiza yrevisa elpresupuestoAsignaaprobadoressegún elmontoAprobadoresfirman lasolicitudEmite yenvía laorden decompra
Flujo de trabajo: Compras en lenguaje naturalFlujo en 6 pasos, en carriles de personas, agentes de IA y sistemas. 1. Personas: Escribe el pedido en lenguaje natural 2. Agentes de IA: Traduce a artículos del catálogo 3. Agentes de IA: Cotiza y revisa el presupuesto 4. Sistemas: Asigna aprobadores según el monto 5. Personas: Aprobadores firman la solicitud 6. Sistemas: Emite y envía la orden de compraPersonaEscribe el pedido en lenguaje naturalAgente de IATraduce a artículos del catálogoAgente de IACotiza y revisa el presupuestoSistemaAsigna aprobadores según el montoPersonaAprobadores firman la solicitudSistemaEmite y envía la orden de compra

Criterios de éxito

IndicadorCómo se mideResultado
Tiempo desde el pedido hasta la orden de compraCómo se mideDiferencia entre la hora de registro del pedido y la de emisión de la orden, por solicitud.ResultadoSe mide en el piloto.
Porcentaje de pedidos interpretados sin corrección del solicitanteCómo se midePedidos cuyo artículo y cantidad no se modificaron antes de crear la solicitud, sobre el total.ResultadoSe mide en el piloto.
Órdenes emitidas sin las aprobaciones que exige su montoCómo se mideCruce mensual de cada orden emitida contra la matriz de aprobación y el registro de firmas.ResultadoSe mide en el piloto.
Solicitudes creadas que exceden el presupuesto disponibleCómo se mideConteo de solicitudes cuyo monto superaba el saldo del centro de costo al momento de crearse.ResultadoSe mide en el piloto.

Lecciones

  1. Las reglas que deciden, como qué proveedor gana o quién firma según el monto, viven en código y no en la instrucción del modelo; así se pueden auditar y cambiar sin discutir con el agente.
  2. En una versión temprana el agente decía haber creado registros que no existían; la regla es que solo confirma lo que una herramienta ejecutó en ese mismo turno.
  3. Si el presupuesto no alcanza, el agente no crea la solicitud y propone una alternativa: una negativa con opción es mejor que una solicitud que alguien tendrá que rechazar.

Controles clave

Definiciones de negocio para que el agente entienda las preguntas · El agente respeta los permisos de quien pregunta · Aprobación humana antes de acciones con efecto externo o irreversible · Respuestas con fuente verificable

Implementación de referencia: Demostrado sobre watsonx Orchestrate; el patrón es portable a otras plataformas de orquestación.

Quiero revisar esto con FIT: Felipe Arentsen · felipe.arentsen@factorit.com

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